En esta fase se clasifican y ordenar los documentos a digitalizar de acuerdo a las necesidades del cliente. Asimismo, esta tarea determinará las siguientes fases del proceso de digitalización y consiste en identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria o de forma masiva, por lotes.

Previo a la digitalización se prepara la documentación a escanear, revisando hoja por hoja que no contenga elementos que impidan su ágil captura o que obstaculicen el
proceso de escaneado.
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Quitar folios, ganchitos/ grapas, clips, nepacos, anillados, etc…
Separar documentos con varias páginas unidas. Girar las páginas que se encuentren invertidas.
Revisión de los documentos no estándar (sobres, post it etc.)

En la fase de digitalización (escaneo) se obtiene la imagen digital del documento original en papel.
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ESCANER

En primer lugar se debe seleccionar el escáner más apropiado al tipo de documento, tamaño y estado de conservación, y de esta forma garantizarla integridad de las imágenes digitales y la calidad de las mismas.  

Para los proyectos tenemos acceso a una amplia variedad de equipos: escáner de alta y media producción hasta A3, cama o plano, planetario/ orbital, para planos y de microfilms/ microfichas.  

PARAMETROS DE DIGITALIZACION

Luego se define el formato del archivo y se establecen los parámetros de digitalización de acuerdo a los requerimientos del proyecto/cliente.  

Valores de configuración más frecuentes: 

Simple o doble faz
Modos de color: ByN, Escala de grises, a 8 bits, 256 tonos y Color
Formato: PDF o PDF/A simple o multipágina, JPEG, TIFF, etc.
Resolución de captura sugerida: 300 dpi

Se define la estructura de la base de datos de acuerdo a los índices requeridos por el proyecto/ cliente, para el correcto acceso y visualización de la documentación digitalizada. En esta fase se reúne toda la información identificativa de los documentos necesaria para su carga en el Archivo digital, por ejemplo nro. de expediente, fecha del documento, tipo documental, etc. Esta información es relevante para la identificación del documento y sus futuras consultas. De acuerdo al tipo de desagregado (nivel de detalle) podemos ofrecer:    

‍INDEXACIÓN Estándar (1 nodo)
‍Identificación global del expediente/ legajo/ carpeta/ otro conjunto documental  

‍INDEXACIÓN Detallada (> a 1nodo)
‍Identificación específica de un documento o conjunto de documentos contenidos en un expediente/ legajo/ carpeta/ otro conjunto documental La tarea se puede realizar en forma manual o a través de la tecnología de reconocimiento óptico de datos asociado al documento:
OCR - Reconocimiento Óptico de Caracteres
Reconocimiento por Código de barras/ QR

El control de la calidad de las imágenes se realiza en línea con el proceso de escaneo y consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización sean fieles al documento original en papel.

Imágenes correctamente alineadas
No tener márgenes añadidos
Ser una representación fiel e íntegra de la unidad documental
Ser visibles y/o legibles   

Se supervisa todo el proceso y también se efectúa un segundo control de calidad sobre una muestra de los archivos digitales finales, elegidos en forma aleatoria.

Entrega de documentos digitalizados y devolución de documentos físicos 

ARCHIVO DIGITAL - IMÁGENES

‍Durante el servicio podemos almacenar las imágenes en servidores dedicados proporcionando el acceso por FTP  o bien, enviarlas a través de Google Drive, Drop Box u otro sistema. Al finalizar el proyecto siempre se hace entrega de un BACK-UP (copia de seguridad) por medio de soporte digital como pen drive, disco externo o DVDs.

ARCHIVO FISICO

‍Una vez finalizada la digitalización -y recibida la aprobación final por el trabajo realizado- la documentación (legajos, carpetas, expedientes u otros) es compaginada nuevamente para su devolución, de acuerdo a como fue recibida originalmente.  
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La entrega del material -en el caso de realizar el trabajo en nuestras oficinas, se realizan con personal propio de la empresa, garantizando de esta manera la confidencialidad y absoluta responsabilidad en el manejo de la documentación

Desarrollos de sistemas a medida del proyecto de Digitalización Durante el servicio, en caso de requerirlo, proponemos un sistema para la visualización de documentos ya digitalizados. La idea base de todo visualizador es que en caso de urgencia, se pueda acceder a la información de la documentación que requiera prioridad, en tiempo y forma.    

VISUALIZADOR INTRANET
‍Para servicios IN SITU, oficinas del cliente  

‍VISUALIZADOR WEB
‍Para servicios EXTERNO, en oficinas del proveedor