¿Qué es la Gestión Documental?              

Desde los años cincuenta del pasado siglo, se ha venido produciendo el despertar de una ciencia dormida,  la documentación. En estos cambios, se apuesta por la innovación y el desarrollo, incorporando lat ecnología a todos los procesos y aplicando sistemas de gestión de la calidad basados en procesos.

E lmundo empresarial ha optado por un sistema de gestión eficaz, rentable y de alta calidad. Ha optado por crear alianzas estratégicas como forma de gestión rentable y útil.

La creación y aplicación de un modelo de gestión documental tiene como objeto,  partiendo de un análisis sistémico, producir la normalización de las políticas y los procedimientos en la gestión de dichos documentos de manera que permitan su adecuada protección, recuperando  la información en ellos contenida del modo más eficiente.

El resultado debería ser un sistema que esté presente en la creación, recepción, tráfico, uso, archivo, recuperación, acceso, desde todos los procesos que permiten desarrollar estas  acciones. Un sistema que centralice, y controle,  asegurando la trazabilidad delas acciones, los documentos, y las responsabilidades, de todos los actores involucrados.
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Como se implementa?  

Se genera un modelo para el organismo a implementar siguiendo la metodología delas normas ISO 15.489 con una reingeniería no drástica, que utilice las estructuras e infraestructuras existentes, procedimientos, apoyados por herramientas  tecnológicas y administrativas, utilizando el apalancamiento.

Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.

Se enfoca en aspectos como el control en el acceso a los documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los metadatos.

Su uso es imprescindible para los responsables y especialistas de las organizaciones de la administración pública, las empresas privadas, las empresas consultoras, las empresas proveedoras de software de gestión documental, los docentes universitarios e investigadores